Executive Assistant

Royal Terberg Group is een belangrijke internationale marktspeler binnen de automotive sector met bedrijven in 15 landen en met een wereldwijde export in meer dan 100 landen. Met een jaaromzet van inmiddels meer dan 1 miljard euro is dit familiebedrijf continue in ontwikkeling en stelt het zichzelf ambitieuze doelen, onder meer op het gebied van ondernemerschap, innovatie en duurzaamheid. Ter ondersteuning van de Raad van Bestuur zijn wij per direct op zoek naar een zeer ervaren Executive Assistant.


In deze functie bied je secretariële, organisatorische en administratieve ondersteuning van de Raad van Bestuur in de breedste zin van het woord. Daarbij pak je zelfstandig taken op, breng je structuur aan en weet je uitstekend te ontzorgen.

Door je betrokkenheid, gedrevenheid en kennis van het bedrijf weet je te anticiperen op te nemen acties en kan je proactieve ondersteuning bieden. In mindere mate zal er ook sprake zijn van ondersteuning van de Fiscalist, de Group Controller en de Marketing &Communicatie Manager.

Je bereidt (Engelstalige) vergaderingen voor en notuleert deze. Daarbij zorg je ook voor een adequate follow up van diverse lopende zaken en actiepunten. Je regelt zakenreizen voor met name de bestuursleden voor wat betreft de hotels, transport en vluchten. Gedurende het hele jaar plan en organiseer je bijeenkomsten en evenementen, zoals de Kerstborrel, de (internationale) nieuwjaarsreceptie, diverse aandeelhoudersbijeenkomsten, en de jaarrekening- en budgetmeetings. Je onderhoudt in- en extern contacten en dient daarbij vaak als eerste aanspreekpunt.

Je zult gevraagd worden PowerPoint presentaties voor te bereiden en/of op te maken, en bij tijd en wijle bied je projectondersteuning. Daarnaast vallen onder jouw verantwoording de gebruikelijke administratieve c.q. kantoorwerkzaamheden, zoals het goedkeuren van facturen, het verwerken van declaraties, het overzichtelijk (digitaal) archiveren van (juridische) documentatie, het verzorgen van correspondentie en mailings, het redigeren van teksten, en ontvang en begeleid je onze (internationale) gasten. Je dient als achtervang voor je collega Executive Assistant  (w.o. de contacten met de Raad van Commissarissen/STAK/Algemene Vergadering). Incidenteel regel je facilitaire zaken bij afwezigheid van de receptie (w.o. gebouwbeheer, onderhoud).


Competenties

Je bent een ervaren EA en beschikt over uitstekende sociale, communicatieve en organisatorische vaardigheden, en je weet het bedrijf op representatieve wijze te vertegenwoordigen. Daarbij is een gedegen kennis van de Nederlandse en Engelse taal  een must. Kennis van Duits, Frans, Spaans en/of Portugees is een pré.

Je hebt excellente kennis van MS Officepakket en online vergadertools als MS Office en Zoom. Je werkt zelfstandig maar ook in teamverband en hebt een collegiale, ‘can do’ instelling. Daarnaast beschik je over een accurate en proactieve werkhouding, werk je  efficiënt, stel je prioriteiten, en heb je aandacht voor de kwaliteit van je werk. In je rol van Executive Assistant is organisatiesensitiviteit van belang: je bent pro actief, hebt gevoel voor verhoudingen, hebt tact, bent integer, discreet en in staat je rug recht te houden bij ‘tegenwind’. Je bent een ontzorger pur sang.

Je beschikt over een afgeronde HBO-opleiding, dan wel bewezen kennisniveau, en hebt minimaal tien jaar relevante werkervaring op het gebied van directie- of bestuurs-ondersteuning bij een (middel) grote organisatie.

De functie beslaat 32-36 uur p/w, verdeeld over vier dagen, waaronder de (hele) vrijdag. De aard van het werk vraagt zo nu en dan een bepaalde mate van flexibiliteit buiten de standaard kantooruren/-dagen.


Wat wij jou bieden

De primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden zijn uitstekend te noemen en goed passend bij de uitdagingen, de zwaarte en de verantwoordelijkheden die deze pittige baan voor jou in petto heeft. De CAO Metaal en Techniek is van toepassing.

Daarnaast kenmerkt Royal Terberg Group B.V.  zich door een open, informele sfeer. Er wordt niet alleen hard gewerkt om onze ambitieuze plannen te kunnen verwezenlijken, maar er is ook tijd om het met elkaar gezellig te maken.

Als je bij ons komt werken, hebben wij ook oog voor jouw ambities en ondersteunen je daarbij. Wat ons betreft beperkt zich dat niet alleen tot het volgen van opleidingen en/of trainingen maar ook door het zorgen voor een goede werk-/privé balans. Er is aandacht voor een gezonde werkomgeving en de well being van onze medewerkers, onder meer door gezonde voeding en een personal fitness trainer op het werk. Uiteraard stellen wij tools beschikbaar als een mobiele telefoon en laptop. Er is parkeergelegenheid aanwezig en ons centraal in Nederland gelegen familiebedrijf is makkelijk aan te rijden vanaf de snelweg.

Is dit jouw baan? Laat het ons weten door een e-mail met je motivatie te sturen naar Royal Terberg Group B.V., gericht aan Ton Zwartjens, HR-manager, tzwartjens@terberg.nl. Voeg je cv bij en eventueel je LinkedIn-profiel.

Acquisitie naar aanleiding van het publiceren van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

The Royal Warrant is the crown on 150 years of entrepreneurial spirit and hard work.